Le vote par correspondance

Depuis le 29 octobre 2020, il n’est de nouveau plus possible de tenir une assemblée générale normalement, c’est-à-dire en se réunissant physiquement dans une pièce. Cependant les assemblées générales peuvent se dérouler soit par correspondance soit par visioconférence.


  • Le décret du 20/05/2020 permet de tenir une assemblée générale par visioconférence et l’ordonnance du 25/03/2020 permet de tenir une assemblée générale par correspondance.

  • Jusqu'au 31/01/2021, il n’y a pas besoin de fixer les modalités de mise en place d'une AG dématérialisée par un vote préalable.


Qu’est ce que le vote par correspondance ?

Le vote par correspondance s’effectue au moyen d'un formulaire. Ce formulaire est annexé à la convocation et doit être retourné au plus tard 3 jours francs avant la tenue de la réunion. Quand le formulaire est transmis par voie électronique, il est présumé réceptionné à la date de l'envoi.

En cas d'omission du formulaire lors de la convocation, la sanction encourue est la nullité de l'AG.

Sur ce formulaire il n’y a qu’à cocher la case correspondant à son choix : pour, contre ou abstention, ensuite parapher chaque page, et enfin dater et signer la dernière. En temps normal (hors contexte de crise sanitaire) la présence du copropriétaire ou de son mandataire prévaut sur son vote par correspondance qu’il a pu envoyer en amont.

Les copropriétaires doivent être recensés sur une feuille de présence sur laquelle il doit y avoir mention de la date de réception du formulaire de vote.

Avant de retourner le formulaire, il est possible de demander la tenue d'une réunion informelle au syndic pour se faire expliquer les résolutions qui seront inscrites au formulaire de vote.

Lien du formulaire : ici

Lorsque le recours au présentiel, à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication n'est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat de copropriété soient prises au seul moyen du vote par correspondance. Le syndic doit préciser les raisons de cette impossibilité.

Pour transformer une assemblée générale initialement en présentiel en vote par correspondance le syndic doit prévenir les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue de la nouvelle AG.

  • Si l'AG est reportée (cause COVID), la convocation doit être faite en recommandé 21 jours francs avant la tenue de cette nouvelle réunion. Cette assemblée peut théoriquement avoir un ordre du jour différent et les copropriétaires ont théoriquement la possibilité de demander (en recommandé) au syndic de joindre de nouvelles questions à l’ordre du jour. Le syndic doit joindre en annexe les documents annexés aux questions lors de la première convocation.


Le vote pour désigner les membres du conseil syndical

En pratique, certains syndics ont envoyé préalablement à la convocation un courrier à l'ensemble des copropriétaires en demandant aux personnes souhaitant se présenter au conseil syndical de se faire connaître. Le bulletin de vote a ainsi été complété nominativement avant son envoi.

Toutes les résolutions nécessitant la nomination d’un copropriétaire (président de séance, nominateur …) suivent le schéma cité précédemment.


Dépouillement des votes et établissement du P.V

Quand seul le vote par correspondance est prévu, la convocation doit mentionner le fait que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance et qu'il n'y a pas de lieu de réunion. Dans ce cas, le président de séance doit participer aux missions qui sont :

  1. Certifier exactement la feuille de présence (mention du vote par correspondance + date de réception du formulaire vérifiée par le Président)

  2. Vérifier le nom des votants et leur nombre de voix ; identifier précisément les opposants et abstentionnistes.

  3. Signer le P.V des décisions dans les 8 jours suivants la tenue de l'AG.

Le P.V comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms et le nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision, qui se sont abstenus, ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant (en application du 2e alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965).

  • Lors de cette assemblée générale, si une résolution est amendée au cours de l'AG, le votant ayant voté favorablement à cette résolution est assimilé à un copropriétaire défaillant.


Recours en cas de votes qui n’auraient pas été comptabilisés correctement

  • Contestation de l’assemblée générale. Pour cela il faut :

1. Apporter la preuve que le vote n'est pas retranscrit de la bonne façon (il est donc important d'envoyer le formulaire par LRAR et d'en garder une copie)

2. Toute inexactitude quant au sens du vote n'est pas de nature à entraîner la nullité de l'AG (article 17-1 du décret du 17/03/1967). Ainsi, la nullité ne sera pas encourue si la reconstitution du vote n'a pas d'impact sur le résultat.

Concernant la passerelle, il n’y a pas encore de réponse sur le fait de savoir comment voter au 2nd tour sans connaître le résultat du 1er tour.


Si le vote par correspondance permet de prendre part au vote en toute circonstance, il ne permet pas de débattre avant l’adoption ou le rejet des résolutions. Les décisions sont également prises sans l’éclairage habituellement apporté par le conseil syndical ou le syndic en cours de séance en présentiel ou par visioconférence. L’idéal est donc de tenir une assemblée mixte : visioconférence + vote par correspondance.

 

Suite à la loi prolongeant l'état d'urgence sanitaire, une ordonnance du 18 novembre 2020 n°2020-1400 est venue apporter des précisions sur les mandats de syndics et du conseil syndical ainsi que sur la tenue des AG :

Le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d'effet intervient au plus tard le 31 janvier 2021.

De la même façon, le mandat confié par décision de l'assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus, est renouvelé jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient aussi le 31 janvier 2021 au plus tard.


Toutefois ces dispositions ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de l'ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020


Pour les assemblées générales initialement convoquées à une date comprise entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020, le syndic peut à tout moment, informer les copropriétaires, par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information, que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance.

Les décisions du syndicat de copropriétaires sont prises au plus tard le 31 janvier 2021.


Ce qu’il est possible de faire jusqu'à un mois après la fin de l'état d'urgence :

  • Le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence physique.

  • Un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

  • Le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ces moyens et supports techniques sont utilisés jusqu'à ce que l'assemblée générale se prononce sur leur utilisation.

La tenue des AG à distance est prolongée jusqu'au 1er juillet 2021 selon le gouvernement sans autorisation préalable.

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