Syndic : 7 frais que vous n’avez peut-être pas à payer
Le syndic peut-il facturer tout ce qu’il fait ?
Non. La rémunération du syndic professionnel est en principe forfaitaire (article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965). Certaines prestations particulières peuvent toutefois donner lieu à des honoraires supplémentaires, dans les conditions prévues par la réglementation et le contrat de syndic (annexe 2 du contrat type).
Le syndic professionnel ne peut donc pas facturer simplement parce qu’une intervention lui a pris du temps. Il faut d’abord déterminer si cette intervention relève du forfait ou d’une prestation pouvant légalement faire l’objet d’une rémunération complémentaire, puis vérifier les conditions et le tarif prévus au contrat.
Nous allons aborder dans cet article 7 grandes catégories de frais qui pourraient vous être demandés et analyser dans quelles conditions votre syndic est en droit de les facturer.
1. Les frais de photocopies et de documents
« Le syndic peut-il facturer tous les documents qu’un copropriétaire demande ? »
La mise à disposition d’un document et la réalisation d’une copie ne sont pas nécessairement traitées de la même manière.
Le syndic doit mettre certains documents à disposition des copropriétaires dans les conditions prévues par les textes, notamment sur l’extranet du syndic (article 18 de la loi du 10 juillet 1965) et dans le cadre de la préparation de l’assemblée générale.
En revanche, lorsque le copropriétaire demande des copies de certaines pièces, celles-ci peuvent, dans les conditions prévues par les textes, être réalisées à ses frais (article 9-1 du décret du 17 mars 1967).
Il convient donc de regarder la nature exacte de la demande et ce que prévoit le contrat de syndic. Le fait qu’une copie puisse être facturée ne signifie pas que tous les frais liés à un document sont librement facturables.
Attention également aux « frais administratifs ». Le contrat type prévoit que les frais de reprographie et les frais administratifs liés aux prestations comprises dans le forfait sont inclus dans celui-ci (contrat-type de syndic, annexe 1, § 7.1.1). Un syndic ne peut donc pas simplement ajouter une ligne « frais administratifs » à une prestation qui relève déjà du forfait.
2. La consultation des comptes et pièces justificatives
« Le syndic me demande 80 € pour que son comptable m’explique les comptes : est-ce normal ? »
La consultation des pièces justificatives dans le cadre de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 relève des obligations du syndic. Elle doit être organisée dans les conditions prévues par ce texte, notamment pendant au moins un jour ouvré, selon les modalités indiquées dans la convocation à l’assemblée générale. Le copropriétaire peut notamment être assisté par un membre du conseil syndical et obtenir des copies à ses frais.
La mise à disposition de ces pièces est donc comprise dans le forfait.
Il faut toutefois distinguer cette consultation d’une analyse comptable personnalisée, d’une étude particulière ou d’un travail spécifique demandé au syndic. Dans ce dernier cas, la question de la facturation peut être différente.
Pour autant, le syndic ne dispose pas d’un droit général de facturer toute intervention au tarif horaire. La prestation doit pouvoir être rattachée aux prestations particulières susceptibles de donner lieu à une rémunération complémentaire et être prévue dans le contrat.
3. Les frais liés aux impayés
« J’ai reçu une relance pour mes charges : pourquoi le syndic me facture-t-il des frais ? »
Lorsqu’un copropriétaire ne règle pas ses charges dans les délais, le syndic peut engager
différentes démarches pour obtenir le paiement : relance, mise en demeure, puis, si nécessaire, recouvrement amiable ou judiciaire.
Mais tous les frais engagés ne peuvent pas automatiquement être mis à la charge du copropriétaire débiteur.
L’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que peuvent être imputés au seul copropriétaire concerné les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure et certains frais de relance et de recouvrement, dans les conditions prévues par le texte.
Ainsi, le texte précise que sont notamment concernés « les frais [...] de relance [...] à compter de la mise en demeure ». Une simple relance n’est donc pas nécessairement un frais pouvant être facturé personnellement au copropriétaire.
De même, une ligne telle que « frais administratifs de recouvrement » ou « traitement du dossier » doit être vérifiée : il convient d’identifier la prestation réalisée et son fondement légal ou contractuel.
👉 Le bon réflexe : en cas de frais d’impayé, ne regardez pas uniquement le montant. Vérifiez la nature de la prestation, la date à laquelle elle intervient et son fondement. |
4. Les honoraires du syndic sur les travaux
« Le syndic peut-il prendre un pourcentage sur les travaux ? »
Les travaux votés en assemblée générale entraînent généralement du travail supplémentaire pour le syndic (signature des devis, déplacements pour réception des travaux, suivi des travaux…). Il peut donc, dans certaines conditions, être rémunéré en plus de son forfait de base. En effet, il serait difficile de prévoir dans le forfait annuel l’ensemble des travaux susceptibles d’être décidés au cours du mandat.
Ainsi, certains travaux votés en assemblée générale peuvent donner lieu à des honoraires spécifiques au profit du syndic. Cette rémunération n’est toutefois pas automatique : elle doit respecter les conditions prévues par la loi et le contrat-type.
Ainsi, l’article 18-1 A, III, de la loi du 10 juillet 1965 prévoit, pour certaines catégories de travaux, que les honoraires spécifiques du syndic :
sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux ;
sont adoptés selon les mêmes règles de majorité ;
sont exprimés en pourcentage du montant HT des travaux ;
prévoient un taux dégressif selon l’importance des travaux ;
et sont déterminés préalablement à leur exécution.
Tous les travaux ne sont toutefois pas concernés de la même manière. Le contrat-type vise notamment certains travaux de conservation ou d’entretien autres que la maintenance courante, certains travaux portant sur les équipements communs et les travaux d’amélioration.
👉 Un pourcentage prélevé sur des travaux ne doit donc pas être accepté sans vérification : il faut notamment regarder la nature des travaux, le vote de l’assemblée générale et les stipulations du contrat. |
5. Les visites supplémentaires
« Le syndic me facture une visite supplémentaire de l’immeuble : est-ce normal ? »
Le contrat de syndic prévoit le nombre de visites de l’immeuble comprises dans le forfait ainsi que leurs conditions, notamment selon qu’elles donnent ou non lieu à un rapport et qu’elles sont réalisées ou non en présence du président du conseil syndical.
Lorsque des visites supplémentaires sont demandées au-delà de celles prévues dans le forfait, elles peuvent, dans les conditions prévues par le contrat type, faire l’objet d’une rémunération complémentaire (contrat-type, § 7.2.2 et annexe 2, I).
Il faut donc vérifier le nombre de visites déjà compris dans le forfait et les modalités de facturation prévues au contrat.
6. Les réunions supplémentaires du conseil syndical
« Le conseil syndical demande une réunion supplémentaire : qui paie ? »
La même logique s’applique aux réunions supplémentaires avec le conseil syndical.
Il convient donc de vérifier le nombre de réunions comprises dans le forfait et les conditions dans lesquelles une réunion supplémentaire peut être rémunérée.
Le contrat-type prévoit notamment la possibilité de facturer certaines réunions supplémentaires du conseil syndical, au-delà de celles comprises dans le forfait (§ 7.2.2 et annexe 2, I).
Il est donc utile, lors de la négociation du contrat de syndic, de vérifier précisément le nombre de réunions incluses dans le forfait et le tarif applicable aux réunions supplémentaires.
7. Les « frais administratifs » et autres interventions diverses
« Frais administratifs : 75 € »« Recherche de document : 90 € »« Intervention exceptionnelle : 120 € »« Traitement de dossier : 1 h à 90 € »
👉 Que recouvre réellement cette facturation ?
Le contrat de syndic peut prévoir un tarif horaire pour certaines prestations particulières. Cela ne signifie toutefois pas que le syndic dispose d’un droit général de facturer à l’heure toutes les interventions qui lui prennent du temps.
Face à une facturation, il faut pouvoir identifier :
La prestation réellement effectuée ;
Son fondement juridique ;
Si elle fait partie des prestations pouvant donner lieu à des honoraires supplémentaires ;
Si les modalités de facturation sont prévues dans le contrat.
Un intitulé vague ne suffit pas nécessairement à justifier une facturation.
L’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 pose en effet le principe d’une rémunération forfaitaire du syndic, avec une rémunération complémentaire pour certaines prestations particulières définies par les textes.
Le contrat-type prévoit certes un coût horaire pour certaines prestations particulières (§ 7.2.1), mais ce tarif ne transforme pas toute intervention du syndic en prestation facturable.
Les intitulés tels que « frais administratifs », « traitement de dossier », « recherche de document » ou « intervention exceptionnelle » doivent donc attirer l’attention. En cas de doute, demandez au syndic ce qui a concrètement été réalisé et sur quelle disposition du contrat la facturation repose.
🔎 Le réflexe UNPI : vérifiez avant de payer !
Une facture du syndic vous paraît injustifiée ? Posez-vous ces 4 questions :
☑️ Quelle prestation m’est exactement facturée ?
☑️ Est-elle comprise dans le forfait annuel ?
☑️ Peut-elle légalement faire l’objet d’honoraires supplémentaires ?
☑️ Le contrat de syndic prévoit-il cette facturation et son montant ou son mode de calcul ?
En cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher du service juridique de l’UNPI BFC pour vérifier le bien-fondé des honoraires qui vous sont réclamés.
Des questions ? N'hésitez pas à nous contacter
📞03 80 66 01 12
📍 21 Boulevard Carnot, 21000 Dijon
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