Quels sont les documents que doit vous communiquer votre syndic ? A-t-il l'obligation de vous fournir une copie ? Qu'est-ce que l'extranet ? Des questions qui nous sont régulièrement posées à l'UNPI BFC Dijon : petit tour d'horizon des obligations du syndic en la matière.
Les droits sont différents pour les membres du Conseil Syndical et pour les "simples" copropriétaires. En effet, les besoins en documents ne sont pas les mêmes que vous soyez membre du conseil syndical ou non.
Ainsi, l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et l'article 26 du décret du 17 mars 1967 prévoient que les membres du conseil syndical doivent avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété et peuvent en demander une copie. Cela est primordial pour que le conseil syndical accomplisse au mieux sa mission. Le conseil syndical peut également prendre connaissance des documents contenant des données personnelles des autres copropriétaires comme la liste des copropriétaires avec leurs adresses respectives.
Pour les autres copropriétaires, ils ont également un droit d'accès aux documents mais il est plus limité. En effet, pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'Assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic doit tenir les pièces justificatives des charges de copropriété à disposition de chaque copropriétaire pendant au moins une journée ouvrée entière (article 18-1 de la loi du 10/07/1965 et article 9-1 du décret du 17/03/1967). Ils peuvent obtenir une copie de ces documents à leurs frais.
Les documents à posséder
Les copropriétaires peuvent à tout moment consulter 2 types de documents :
Documents qui concernent leurs propres comptes
Document qui concernent l'ensemble des copropriétaires (Règlement de copropriété, contrat de syndic, diagnostic technique...)
Ces documents sont consultables sur l'extranet. La loi ALUR du 01/01/2015 a instauré la création d'un espace extranet sécurisé pour les copropriétaires. Pour se connecter, le copropriétaire va utiliser un identifiant personnalisé qui va garantir la sécurité de ses données et la fiabilité de son authentification.
Le décret du 23/05/2019 pris en application de la loi ELAN précise le contenu de l'extranet. Celui-ci diffère selon si le copropriétaire est membre du conseil syndical ou non.
1) Documents relatifs à la gestion de l'immeuble pour tous les copropriétaires :
Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les éventuels actes modificatifs publiés ;
La dernière fiche synthétique de la copropriété ;
Le carnet d'entretien de l'immeuble : les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
Le contrat de syndic en cours.
2) Documents relatifs aux lots du copropriétaire :
Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
3) Documents relatifs à la gestion de l'immeuble mis à disposition aux membres du Conseil syndical :
Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
Il s'agit d'une liste minimale, le syndic peut donc ajouter d'autres documents qu'il jugera nécessaires selon la qualité du copropriétaire.
Le syndic doit actualiser les documents au minima une fois par an, dans les trois mois précédent l'Assemblée générale annuelle.
- L'assemblée générale peut dispenser le syndic de mettre en place l'extranet à la majorité absolue.
En cas de refus
En cas de refus de transmission de ces pièces par le syndic, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard d'un montant de 15€ par jour de retard (décret 503 du 23 mai 2019) peuvent être imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités seront déduites lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre lors de l'assemblée générale.
A défaut, le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, afin d'obtenir la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités.
De plus, l'article 1er du décret du 7 octobre 2020 prévoit une pénalité de retard de 15€ par jour de retard en cas de refus de transmission de la fiche technique de la copropriété à un copropriétaire.
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